Starostwo Powiatowe w Puławach - Biuletyn Informacji Publicznej

Informacja dla sygnalistów zamieszczona w Biuletynie Informacji Publicznej na podstawie art. 48 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów
(Dz.U. z 2024r., poz. 928)

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Starostwie Powiatowym w Puławach stanowi załącznik do Uchwały nr 194/2024 Zarządu Powiatu Puławskiego z dnia 17 grudnia 2024r.

I. Jak zgłosić naruszenie? Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie.

1.Zgłoszenie zewnętrzne ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania,
na wniosek  sygnalisty, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku na adres e-mail: sygnalzew@pulawy.powiat.pl.
W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy umożliwiającego jej wyszukanie, lub protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny przebieg tego spotkania.

2.Zgłoszenie zewnętrzne pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej poprzez   dedykowane  kanały zgłoszeń,
w szczególności:

1)    w formie listownej na adres: al. Królewska 19, 24-100 Puławy, umieszczając zgłoszenie
w drugiej, zamkniętej kopercie z dopiskiem; „Zespół ds. rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych”.

2)    w formie elektronicznej na adres e-mail sygnalzew@pulawy.powiat.pl.

3. Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać w szczególności:

1)    dane osobowe sygnalisty niezbędne do identyfikacji, w tym adres do kontaktu;

2)    datę i miejsce sporządzenia;

3)    dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

4)    opis nieprawidłowości zauważonych w związku z wykonywaniem pracy.

Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.

4. Informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych i pozostają bez rozpatrzenia.

II. Warunki objęcia sygnalisty ochroną

1.Zgłaszający jest osobą fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym
z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

2.Przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne
z prawem lub mające na celu obejście prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację
o naruszeniu prawa.

Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów o ochronie informacji niejawnych, tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych, tajemnicy postępowania karnego.

Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

Sygnalista może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów: „Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.”).

III. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji

Zespół ds. rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne i dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego
i jeśli ustali, że:

a) zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, informując sygnalistę
o odstąpieniu, podając  ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia;

b) zgłoszone naruszenie prawa nie należy do dziedziny pozostającej w zakresie  działania Zarządu Powiatu Puławskiego, ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych i przekazuje  zgłoszenie zewnętrzne, informując o tym sygnalistę;

c) zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Zarządu Powiatu Puławskiego - rozpatruje zgłoszenie.

W przypadku zakwalifikowania zgłoszenia do rozpatrzenia, Zespół podejmuje:

1) działania następcze z zachowaniem należytej staranności;

2) przekazuje sygnaliście, jeśli ten podał adres do kontaktu:

a) potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zewnętrznego niezwłocznie, nie później jednak niż
w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, chyba że sygnalista wyraźnie wystąpił
z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo Zarząd Powiatu Puławskiego ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie tożsamości sygnalisty,

b) informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy, a w uzasadnionych przypadkach po wcześniejszym poinformowaniu sygnalisty, 6 miesięcy - od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego;

c) informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających, wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego,

d) zaświadczenie (nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania wydania zaświadczenia), w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie,

e) prośbę o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu, z zastrzeżeniem, że:

- w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, nie przedstawiono istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym Zespół, może nie podjąć działań następczych. Informacja o niepodjęciu działań następczych z podaniem uzasadnienia przekazywana jest sygnaliście. W razie kolejnego zgłoszenia – pozostawiana jest bez rozpatrzenia; o tym fakcie nie informuje się sygnalisty.

- przypadku, gdy sygnalista sprzeciwi się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji, lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości – odstępuje się od tego żądania.

IV. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji

Zespół ds. rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Informacja zwrotna zawiera informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

V. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

1. Zarząd Powiatu Puławskiego gwarantuje, że procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

2. Członkowie Zespołu ds. rozpatrywania zgłoszeń powołani przez Zarząd Powiatu Puławskiego  wykonują czynności w ramach procedury, zobowiązani są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.

3. Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika, pracownik ten jest zobowiązany do nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz  niezwłocznego przekazania zgłoszenia upoważnionemu członkowi Zespołu bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.

4. Sygnalistę należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne w razie postępowania sądowego, przygotowawczego i sądowo-administracyjnego.

VI.  Zasady przetwarzania danych osobowych

Informacja o zasadach ochrony przetwarzanych danych osobowych sygnalistów znajduje się pod linkiem:

Informacja dla sygnalisów o zasadach ochrony danych osobowych.

VII. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Działania następcze polegać będą na podjęciu przez upoważnionego pracownika Starostwa Powiatowego w Puławach działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia,
w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury.

Działania następcze nie zostaną podjęte w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu
z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie,
a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

VIII. Środki ochrony prawnej i procedurach służących ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

1. Od momentu dokonania zgłoszenia sygnalista podlega ochronie  w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość) oraz w zakresie działań odwetowych.

2.Warunkiem objęcia ochroną jest uzasadnienie/wykazanie kontekstu związanego z pracą oraz działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw, by sądzić że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. sygnalista podlega ochronie wyłącznie
w zakresie dokonanych zgłoszeń.

3. Sygnalista może wystąpić z roszczeniem o zadośćuczynienie lub odszkodowanie z tytułu działań odwetowych.

4.Zarząd Powiatu Puławskiego zapewnia ochronę poufności i anonimowości orazwydawanie na żądanie sygnalisty zaświadczenia, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie.

5. Zarząd Powiatu Puławskiego, w przypadku sygnalisty, będącego pracownikiem urzędu lub dostawcą towarów i usług, zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, próbą lub groźbą ich zastosowania. W tym celu podejmuje działania polegające  w szczególności na:

1)      ochronie przed mobbingiem i dyskryminacją, przymusem, zastraszaniem, wykluczaniem;

2)      ochronie przed niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniem i inne;

3)      niewypowiadaniu, nieodstępowaniu lub nierozwiązywaniu bez wypowiedzenia umowy sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, której stroną jest sygnalista;

4)      nienakładania obowiązku lub odmowy przyznania, ograniczenia lub odebrania uprawnienia np. do koncesji, zezwolenia lub ulgi;

5)      doprowadzeniu do ukarania osób, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem sygnalisty;

6)      monitorowaniu sytuacji kadrowej sygnalisty. Monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych sygnalisty dotyczących zmiany jego sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy, w szczególności:

a) rozwiązania umowy o pracę,

b) zmiany zakresu czynności,

c) przeniesienia do innej komórki organizacyjnej/na inne stanowisko pracy,

d)degradacji stanowiskowej, płacowej, uniemożliwianiu podnoszenia kompetencji, nieuzasadnionego pomniejszenia dodatkowego wynagrodzenia w formie dodatku, nagrody, premii,

e) zmiany warunków świadczenia pracy (np. nieuzasadnionego zmniejszenia wynagrodzenia, wymiaru etatu, godzin pracy, odmowy udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego/ szkoleniowego/ bezpłatnego).

6. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

IX. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa,
w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

X. Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych

Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego zachęca się do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej w podmiocie,
w którym doszło do naruszenia prawa.

Szczególnie gdy istnieje możliwość skutecznego zaradzenia i przeprowadzenia skutecznych działań następczych w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu, a sygnalista nie obawia się działań odwetowych.

XI. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

1. Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa,

Adres strony internetowej: https://bip.brpo.gov.pl/

2. Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich

ul. Puławska 99a; 02-595 Warszawa

Infolinia przeznaczona do dokonywania ustnych zgłoszeń zewnętrznych: (22) 20-98-499

Formularz zgłoszeń zewnętrznych: https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl/formularz_zgloszenia

Formularz wniosku o udzielenie porady: https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl/formularz_wniosek_porada

Lista załączników poniżej: